5 خطوات بسيطة لرسالة الكترونية فعالة

هل يستجيب الناس على رسائلك كما تتوقع منهم ؟ أم إنهم يتجاهلونها ؟ أم يتجاوزون المعلومات العامة ؟

في السطور التالية ستتعلم تقنيات بسيطة لكن تؤدي إلى كتابة رسائل بريد الكتروني فعالة تؤدي المطلوب منها بدقة و تعطيك الرد المناسب

1- العنوان ، انه عنوان !

هناك قاعدة تقول أن العنوان يشكل حوالي 40 % من المحتوى وأحيانا تصل النسبة لأعلى من ذلك ، فلا تجعل عنوان رسالتك كـ مرحبا ، رسالة جديدة ، أو ما شابه ، والاسوء أن تكون رسالتك بلا عنوان مطلقا ، فلن يتم تمييزها بسهولة عن عشرات الرسائل الأخرى الواردة

مثال :

العنوان: اجتماع

النص :

مرحبا احمد

أريد تذكيرك بالاجتماع الذي سننظمه الأسبوع المقبل ، لذا اخبرني إن كان لديك أية استفسارك

أطيب الأماني

سعيد

ما رأيك بهذه الرسالة ؟ هل هي جيدة ؟ لا مطلقاً ، إنها أسوء رسالة بريد الكتروني على الإطلاق ، إليك الأسباب

* ليس هناك أية معلومات تفصيلية عن الاجتماع ، موضوعه ، تاريخه المفصل ، مكانه ، ماذا لو كان احمد مشغولا بالاجتماعات ؟
*نقص المعلومات قد تجعل المرسل إليه يعتقد أن رسالتك سبام ، لذا ممكن حذفها دون حتى قراءتها
* قد يكون نسي المرسل إليه ( احمد )  من أنت وما طبيعة العلاقة بينكم وعن أي اجتماع تتحدث، لذا من الضروري هنا تذكيره بنفسك ولقائك السابق ودواعي الاجتماع القادم

المثال الجيد

العنوان : تذكير باجتماع تاريخ 5-10 لمناقشة المبيعات

النص :

مرحبا احمد

أريد تذكيرك بالاجتماع المنظم يوم الاثنين القادم بتاريخ 5-10 الساعة الثانية ظهرا بقاعة الاجتماعات لمناقشة موضوع انخفاض المبيعات الشهر الماضي

إن كان لديك أية استفسارات ، الرجاء عدم التردد بطرحها علي

أطيب الأماني

سعيد

لاحظت التفاصيل و أهميتها بالتواصل الفعال بين الطرفين ؟

2- اجعل كل رسالة لموضوع معين

أحيانا ترسل رسالة واحدة وتضمنها خمسة مواضيع أو أفكار رئيسة وهذا يسبب التشويش للمستقبل فيمكن أن ينقص احد الأفكار بالرد أو يسترسل يبعضها ويختصر بالأخرى ، لذا اجعل لكل فكرة تريد أن ترسلها ضمن رسالة واحدة وبهذا يأخذ المستقبل وقته ويعطي فكرتك حقها بالرد ، وأيضا يستطيع الوصول لرسالتك بشكل أسرع لاحقا

3- استخدم الرسالة العنوان

أحيانا ترغب بإرسال معلومة واحدة فقط، يمكنك اختصارها بالعنوان فقط فتسهل على المستقبل الحصول عليها وقراءتها دون حتى فتح الرسالة

مثال :

العنوان : اجتماع 5-10 الساعة 10 صباحا قاعة الاجتماعات موضوع المبيعات

4- المراسل الجيد

المراسل الجيد هو من يتابع صندوق بريده الوارد بانتظام ويعمل بحسب سلم أولويات خاص فيه ، مثلا كل يوم مرتين يدخل على بريده ، صباحا و مساءا ، ينصح بمايلي :

* احذف الرسائل الدعاية أو التي لا تهم أبدا وذلك من خلال ملاحظة إما اسم المرسل أو العنوان
* اقرأ الرسالة الموجهة شخصيا لك وقم بالرد عليها
* اقرأ الرسالة العامة المعاد إرسالها أو الترفيهية وقم بالرد عليها أو حذفها

باستخدامك هذه الأولوية تحقق الفعالية الأعلى بالتواصل مع الآخرين عبر البريد الالكتروني

5- الرسائل الداخلية

سواء بين الموظفين القريبين ضمن الشركة أو الأصدقاء أنفسهم ، يجب أن لا تكون رسمية بشكل كبير لكن انتبه من الأخطاء الإملائية ، الهمزات ليست مشكلة لكن الأخطاء الإملائية قد تسبب خطأ بفهم المعنى

كما ترى انها خطوات بسيطة لكن بتطبيقها على مراسلاتك الالكترونية ستحقق فعالية عالية بمهارات التواصل مع الاخرين

عن محمد حبش

يمكنك متابعة المدونة أيضاً عبر فايس بوك، تويتر، التغذية، و النشرة البريدية

شاهد أيضاً

المعضلة الأخلاقية للطبقات الوسطى العربية

لا يوجد طريق وسط إن مظاهر العنف التي اجتاحت الشرق الأوسط شتت انتباه العالم من …

7 تعليقات

  1. نايس
    نصائح قيمة
    أشكرك عليها
    تقبل مروري وإعجابي بمدونتك الجميلة
    تحياتي………

  2. حسنا هذه نصائح ممتازة ..لكن كثيرا ما أفكر هل يوجد لاستخدام البريد الإلكتروني آداب أيضا؟؟

    مثلا إذا وصلتني مكالمة هاتفية فإما سأرد عليها فورا أو أعيد الاتصال بصاحبها بعد فترة قصيرة ماذا عن البريد الإلكتروني ؟؟
    متى يلزمني الرد على رسالة بريد إلكتروني وصلتني؟؟

    هذا مجرد مثال ..وأحب قراءة آرائكم 🙂

    • مرحبا بك دكتورة

      الامر يخضع لسلم الاولويات عندك ، وترتيب الأهم ثم المهم

      مثلا لديك رسالة يمكن تأجيل الرد عليها قليلا وانت مشغولة بشيء ما ، فلا مشكلة من تأجيل الرد ..

      لكن لو كان عندك رسالتين هامتين . ننظر ايهما المستعجل اكثر ونرد عليه قبل الاخر .. وكذلك الامر بالنسبة لتصفح الانترنت وترتيب المواقع التي نتصفحها ..

      بإتباع قاعدة سلم الاولويات نصل لأعلى فعالية ممكنة وهذا ما تحدث عنه في كتاب العادات السبع للأشخاص ذوي الفعالية العالية

      نرتب :

      1 – عاجل و مهم

      2- غير عاجل و مهم

      3- عاجل و غير مهم

      4 – غير عاجل و غير مهم

  3. مدونة حلوة اوى وكل كلامها مفيد يا رب دايما ناجحيين

  4. مشكووووووور على الموضوع الرائع والمدونة الجميلة اتمنى لكم التوفيق والسداد

أضف تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

%d مدونون معجبون بهذه: